Tässä tehtävässä oli tarkoituksena etsiä verkosta omaan alaan liittyviä tietosuojakysymyksiä käsitteleviä keskusteluja ja osallistua keskusteluihin rakentavasti. 

Omaan alaan liittyviä tietosuojakysymyksiä pohdin tällä kertaa lähinnä oman harrastuksen perusteella, sillä en ole työelämässä. Entisen työni osalta voisin tietosuojakysymyksiä pohtia ainoastaan yksityisyyden säilyttämisen kannalta. Puhelinpalvelutyöhön mennessäni vaihdoin nimittäin heti puhelinnumeroni salaiseksi, jotta yksikään asiakas ei keksisi palata jälkikäteen minulle asiansa osalta. Toisekseen, koska nimeni ei ole yleinen, koska tällä nimellä on henkilöitä vain yksi maailmassa, niin se vähentää väärään yhteystietoon yhteydenottamisen mahdollisuutta. Puhelimeen vastattiin työsuhteeni alussa sekä etu- että sukunimellä, mitä moni kritisoi, mutta joka oli yrityksen kannalta luottamusta herättävä toimintatapa. Sittemmin palvelu on mennyt henkilökohtaisempaan suuntaan ja sukunimi on jäänyt puhelimeen vastatessa pois sekä sinuttelukin on mahdollista.

Harrastukseni vuoksi alaksi valitsin moottoripyöräilyn, koska se on lähellä sydäntäni. Siihenhän liittyy omien reissukuvien jakaminen somen eri kanavissa (Facebook, Instagram). Moni julkaisee somen eri kanaviin kuvia pyörästään ja reissuistaan ja usein niissä kuvissa näkyy myös sen pyörän rekisterikilpi. Mikäli ei ole kieltänyt Trafia antamasta tietojaan eteenpäin, on kenellä tahansa mahdollista tiedustella mitä tietoja pyörästä ja sen omistajasta löytyy. Myös reaaliaikaiset päivitykset matkanteosta ja kohteista voivat innostaa esimerkiksi varkaita joko suoraan mahdollisesti tyhjään kotiin tai sinne kohteeseen missä on. Oman turvallisuutensa vuoksi onkin hyvä miettiä, että mitkä asiat kannattaa julkaista kaikkien nähtäville ja olisiko esimerkiksi rekisterikilpi kannattavaa piilottaa kuvasta ja miettiä tekeekö reaaliaikaisia päivityksiä vai ei.

Tehtävänannossa oli ajatuksena osallistua tietosuojaan liittyvään keskusteluun oman alan osalta netissä. Olen kuitenkin vähemmän käyttänyt internetin keskustelupalstoja ja anonyymien keskustelujen sanoma tahtoo olla, no anonyymien keskustelujen sanoma, ettei asioihin oikeasti vastata niiden todellisella vakavuudella vaan vastaaminen on enemmänkin hälläväliätyylistä. Itse osallistun harrastukseeni liittyvään keskusteluun Facebookin suljetuilla palstoilla ja niiden osalta linkitysten tekeminen tehtävään on ensinnäkin hankalaa ja toisaalta kyseenalaista, koska kaikilta keskusteluun osaaottavilta pitäisi saada suostumus keskustelun jakamiseen koulutehtävää varten. Myös opettajan tulisi siis olla kyseisen ryhmän jäsen, jotta hän pääsisi keskustelun sisällön tarkistamaan.

Tietosuojan näkökulmasta sosiaalisia verkkotyökaluja käyttävän henkilön tulisi ottaa huomioon, että sovellusten tulisi olla turvallisia, jotta sovelluksen toteuttajalla tai ulkopuolisella taholla ei ole mahdollisuutta saada käyttäjän päätelaitteella olevaa tietoa käyttöönsä. Osa sovelluksista on paremmin salattuja ja toiset vähemmän. Myös sovelluksen tietojen tallennuspaikkaan kannattaa kiinnittää huomiota, sillä mikäli tiedot tallennetaan Euroopan ulkopuolelle ei Euroopassa voimassaolevat lait ja asetukset eivät päde niihin. Kaikki sovellukset eivät myöskään poista automaattisesti sinne lisättyjä tietoja, ellei sovelluksen tiliä osaa poistaa erikseen sillä pelkkä sovelluksen poistaminen ei välttämättä poista sinne luotua tiliä.

Sovellusten keräämien tietojen määrä vaihtelee sovelluksittain. Osa sovelluksista kerää enemmän tietoa ja jopa mahdollisesti myy tai jakaa tietoja eteenpäin. Sovellukset voivat haluta oikeuden käyttää yhteystietolistoja sekä päätelaitteelle tallennettuja kuvia, videoita ja tiedostoja. Osa tarjolla olevista palveluista voi muuttaa käyttäjäehtojaan ilmoittamatta siitä käyttäjilleen erikseen, joten palveluiden käyttö vaatii myös aikaa tutustua säännöllisesti palveluiden käyttöehtoihin.

Verkkotyökaluja käyttäessä tulee ottaa huomioon, ettei jaa julkisesti mitään yritystoimintaan tai sen henkilöstöön liittyvää tietoa, jota kilpailija tai jokin muu taho voi käyttää joko hyväkseen tai työyhteisön ja yritystoiminnan haitaksi.

Avoimuus, läpinäkyvyys ja ymmärrettävyys henkilötietojen käsittelyssä lisäävät luottamusta rekisterinpitäjään. Yritysten tulee kertoa avoimesti ja selkeästi asiakkailleen, millaisia tietoja yrityksellä hänestä on ja mitä tiedoilla tehdään. Toiminnan läpinäkyvyys on keskeistä ja sen avulla henkilöt voivat varmistua henkilötietojensa turvallisesta käsittelystä. Sellaista tietoa ei tulisi kerätä, millä ei ole asiakassuhteen kannalta merkitystä.

Henkilökohtaisten tietojen jakaminen on hyödyllistä työyhteisön kannalta silloin, kun tietoja voidaan käyttää esikuvamaisesti eli henkilöön voidaan samaistua tai hän toimii positiivisena esimerkkinä joko työyhteisön sisällä tai ulkopuolella. Henkilökohtaisten tietojen osalta kannattaa kuitenkin miettiä, että onko niiden käyttäminen yrityksen edun mukaista ja onko siitä mahdollista aiheutua haittaa itse henkilölle, kenen tietoja jaetaan. Myös henkilökohtaisten tietojen laatu kannattaa miettiä tarkkaan.

Esimerkiksi Personal Trainerit mainostavat usein myös omalla esimerkillään tuottamaansa palvelua ja tällöin epäterveellisiin elämäntapoihin tai epäilyttävään toimintaan liittyvät henkilökohtaiset tiedot voivat joko luoda asiakaskadon tai saada henkilökuvaan inhimillisyyttä, joka taas voi houkutella asiakkaita. Yritysten on mahdollisuus myös saada lisää asiakkaita ottamalla julkisuuden henkilön töihin yritykseensä tai mikäli henkilö ei osaa hoitaa tehtäväänsä niin silloin hyödyn määrä on luonnollisesti pienempi. Yrityskuvaa ei kannata kuitenkaan rakentaa julkisuuden henkilön pohjalle vaan arvopohja kannattaa rakentaa muutoin.

Henkilökohtaisen työuran jakaminen on yritysten hallitusten jäsenten osalta enemmän sääntö kuin poikkeus, sillä tämä antaa kuvan henkilön ammattitaidosta ja historiasta ja lisää luottamusta onnistuneiden päätösten tekemisen osalta.

Henkilökohtaisten tietojen suojaamattomuudesta voi syntyä myös vahinkoa. Henkilökohtaisten tietojen suojaamisen ongelmat liittyvät niin henkilökohtaisten tietojen leviämiseen sellaisille tahoille, jotka voivat käyttää niitä väärin tai yrityksen salaisuuksia ja salassa pidettäviä asioita voi levitä suuremmalle yleisölle. Henkilökohtaisten tietojen leviäminen voi pahimmillaan merkitä maineen ja luottamuksen menettämistä sekä henkilön, että yrityksen osalta. Yrityksen osalta tilanne voi olla siinä suhteessa kriittinen, että se voi menettää siinä sekä nykyiset, että mahdolliset tulevat asiakkaansa. Henkilön osalta se voi vaikuttaa hänen koko loppuelämänsä urapolkuun ja negatiivisen julkisuuden kautta myös hänen koko yksityiselämäänsä.